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Googleスプレッドシートとは？
Google社が世界に提供している表計算のためのツール「Googleスプレッドシート」は、現在多くの場所で使われています。表計算ソフトではエクセル（Excel）が有名ですが、エクセルのようにソフトのダウンロードや課金をする必要はなく、インターネットを介して使用できます。
使い方も簡単でGoogleアカウントを持っていれば誰でも使用でき、共有の費用もかからないため、今後も多くの企業で取り入れられることでしょう。
Googleスプレッドシートの特徴
エクセルと似たような使い方ができるGoogleスプレッドシートですが、エクセルにはない機能や特徴もあります。さまざまなソフトやサービスとの相性も良く、効率的に仕事を進められるため、工数削減にもつながります。
そんなGoogleスプレッドシートの特徴を、具体的に解説していきます。
インターネットがあれば簡単にアクセスできる
Googleスプレッドシートは、インターネット環境であれば簡単にアクセスでき編集や共有が可能です。また、スマートフォンやタブレットなどの端末でも同じように閲覧・編集できるのもポイントでしょう。
エクセルはスマートフォンやタブレット端末で編集する際に、その端末に合わせた変換が必要でしたが、Googleスプレッドシートはアプリをダウンロードするだけで簡単に使用できます。アプリとパソコンでの使い方もほとんど変わらないため、使い勝手が良いといえるでしょう。
複数人に共有・同時編集が可能
GoogleスプレッドシートのURLを共有することで、複数人で同じシートを同時に編集することも可能です。そのため、複数人が関わるプロジェクトの進捗管理に最適なツールであることが知られています。
また、指定した人だけが編集や閲覧できるように、アクセスするユーザーを限定できるので、プロジェクトや個々人の役割にあわせたさまざまな使い方ができる点も魅力です。各ユーザーの編集履歴はリアルタイムで反映され、履歴を遡ることも可能なため、社外秘の情報や細かな数値の管理もしやすいといえるでしょう。
コメント機能で修正作業が効率良くできる
コメント機能やメモ機能が搭載されているのは、Googleスプレッドシートならではの特徴です。
ほかの人とシートを共有している際の修正や質問などを、別のツールを使って連絡・指摘する必要がなく、シート上で完結できるため効率的に業務を進められます。また、共有していなくても自分用のメモとしても有効活用できるため、便利な機能だといえるでしょう。
編集した内容は自動で保存
Googleスプレッドシートの編集データはインターネット上に自動で保存されるため、「保存しないで消してしまった......」というような事態になることはありません。また、インターネット環境がオフラインになっても保存できるようにする方法もあるので、出先で急にWi-Fiが切れてしまった場合などのトラブルにも対応できるでしょう。
さらに、Googleスプレッドシートは手動でバックアップをとっておくような手間は必要なく、過去の編集履歴を遡ることも可能です。間違ってデータを削除してしまった場合でも復旧できるため、使い方に慣れていなくても安心でしょう。
エクセルファイルやPDFファイルなどに変換・書き出しが可能
Googleスプレッドシートは、必要に応じてさまざまなファイル形式に書き出したり変換したりすることが可能です。PDFファイルとしてのダウンロードはもちろん、エクセルファイルにも変換できるので、クライアント等から「エクセルファイルで資料がほしい」といわれても困ることはありません。
自社やクライアントの都合で形式を選択できるだけでなく、変換・書き出しすることで関数が失われるなどのトラブルもないため、さまざまな使い方に適応しています。
Googleスプレッドシートの作成方法
Googleスプレッドシートを使うにはGoogleアカウントが不可欠で、すでに持っている状態であればログインが必要です。
Googleアカウントは新規で作成しても費用などはかからず、手軽に登録できます。ここからは、Googleスプレッドシートの作成方法を手順に沿ってくわしくご紹介します。
1. Googleアカウントを作成し、ログインする
Googleスプレッドシートを使うには、Googleアカウントが必要です。まだ持っていない人はGoogleのアカウントを作成し、既に持っている人はそのままログインしましょう。
Googleアカウントは無料で作成・使用可能で、Googleスプレッドシートを使用するにあたっても費用はかかりませんし、登録作業も5分程度で完了します。アカウントができるとGoogleスプレッドシートのほかにもさまざまなソフトを使用できるので、一つ作成しておくと大変便利です。
2. スプレッドシートにアクセスする
既存のGoogleアカウントへのログインや新規Googleアカウントの作成・登録ができたら、GoogleアプリからGoogleスプレッドシートを選びましょう。Googleを開くと右上に使えるツールの一覧が出てくるので、Googleスプレッドシートを探し、クリックします。
機能が豊富なため探しにくいかもしれませんが、エクセルと同じくアイコンが緑色のものがGoogleスプレッドシートです。
3. 新規スプレッドシートを作成する
Googleスプレッドシートにアクセスしたあとは、新規のシートを作成していきます。ホーム画面の左上にある「空白」という部分をクリックすると、新しいシートを作れます。
Googleスプレッドシートにはいくつかテンプレートがあるので、用途にあっていれば、テンプレートからシートを選んでみるのも良いでしょう。なお、自社オリジナルの表などを作る場合は、「空白」を選択し一から作成しましょう。
4. 使用するシートを作成する
作成するシートの方向性が定まったら、今後使用するためのシートを作成していきます。目的に応じて、表の項目や枠組みなどを決めていきましょう。ツールバーにある項目から作っていきますが、データを入力するための準備となるので、必要な項目をあらかじめ確認しておくとスムーズです。
Googleスプレッドシートでは文字の太さ・フォント・カラー・文字の位置などを細かく設定できるので、見やすく使いやすいものを作成できます。
5. データや情報を入力する
Googleスプレッドシートに表や項目などの枠組みを作成できたら、データを入力していきます。関数を入れての計算はもちろん、日付や選択肢などもプルダウンで設定でき、使い方も簡単です。
数値やデータを元にしたグラフも同じGoogleスプレッドシート上で作成・カスタマイズできるので、手元にあるデータをどんどんと入力していきましょう。
Googleスプレッドシートの共有方法
Googleスプレッドシートは、共有や共同編集などが簡単にできる点が特徴です。URLでの共有はもちろん、メール（Gmail）で簡単に共有・同時編集の権限を付与することなども可能です。
なお、相手を限定してGoogleスプレッドシートを共有する場合と、全員に共有する場合で少し使い方が異なります。ここでは、両方の方法をくわしく解説していきます。
特定の相手にのみ共有する方法
Googleスプレッドシートを特定の人に共有する場合は、相手がGoogleアカウントを持っているとスムーズです。手順は、以下の通り行います。
- Googleスプレッドシート右上の「共有」を選択
- 共有したい相手のGmailアドレスを入力し送信
また、共有メニューの下部にある「リンクをコピー」をクリックし、GoogleスプレッドシートのURLを共有することでも、該当の人物がシート上にアクセスできるようになります。
ファイルを知っている全員に共有する方法
ファイルを知っている全員に共有する方法も、特定の相手に共有する方法とほとんど使い方は変わりません。ただし、「制限付き」となっていた権限を、「リンクを知っている全員」へ変更する必要があります。
また、共有したファイルにおける権限を変更することも可能。Googleスプレッドシートの共有における権限は、以下の3種類です。
- 閲覧者
- 閲覧者（コメント可）
- 編集者
「編集者」の場合はシート上への入力や変更などが直接でき、「閲覧者（コメント可）」の場合は、コメント機能での入力のみが可能となります。なお、「閲覧者」はその名の通り閲覧しかできません。これらの権限を、チームや業務内容に応じて使い分けると良いでしょう。
Googleスプレッドシートでの作業時に知っておきたい機能
Googleスプレッドシートには、実に多くの機能があります。特に、ファイルを共有し共同編集する際に便利な機能が豊富に搭載されています。
Googleスプレッドシートは、エクセルに比べ共有や共同編集が簡単にできることが大きな特徴です。効率良く進めていくためにも、代表的な機能や使い方を知っておきましょう。
コメント機能
コメント機能は、Googleスプレッドシートを共同で管理する際に広く使われる機能です。修正や指摘だけではなく、「こうしてほしい」や「このような意味です」などのメッセージも、メモのように差し込めます。
何をどう編集したのかや、どう注意してほしかったのかなどに関するコメントを、Googleスプレッドシートの表や範囲などを崩さずスムーズに残せます。コメントに返信もできるので、アドバイスややりとりをチャットのように行える点もポイントでしょう。
変更履歴機能
Googleスプレッドシートには、変更履歴機能が付随しています。「誰が」「いつ」「どんな変更（記入）をしたのか」が全て履歴として残るので、不一致などが起きた際には、どこで何が起きたのかを調べ直せます。また、間違える前のバージョンに戻せるため、ミスやトラブルが起きにくいこともGoogleスプレッドシートの特徴です。
変更履歴は、以下の手順で確認できます。
- 左上の「ファイル」から「変更履歴」を選択
- 「変更履歴を表示」を選択
もしくは、ツールバーのすぐ右側にある「最終編集」を押すことでも確認可能です。
関数機能
Googleスプレッドシートには、エクセルと同じような関数機能もあります。直接手打ちすることも可能ですが、関数や数式を全て覚えるのは用意ではないでしょう。
そこで、Googleスプレッドシートの挿入機能を使い、関数を挿入する方法をおすすめします。関数を入れる手順は以下の通りです。
- 関数を入れたいセルを選択
- ツールバーにある「挿入」を選択
- 中ほどにある「関数」を選択
- 使いたい関数を選ぶ
関数を使うことで、手入力だと面倒な作業が一括でできるため、業務の効率化につながったり共同作業の際の混乱を避けたりできることでしょう。
